Una introduzione a GTD: Getting Things Done di David Allen

Lo ammetto, sono l’ultimo di una lunga fila di nomi che si sono convertiti al verbo di GTD per migliorare la propria efficienza personale. GTD GTD è un acronimo per Getting Things Done, il tormentone di questi giorni sulla rete e la metodologia di efficienza personale sviluppata da David Allen quasi tre anni fa (e già allora un bestseller) ma che che ha riscosso il suo enorme successo in ambito web solo negli ultimi mesi, principalmente grazie al blog di 43 Folders e la community ad esso legata. Tanto successo da attrarre anche le attenzioni di Wired che la definisce una sorta di “culto“. Ma in cosa consiste il GTD? Rimandando per ora ad una ottima introduzione all’argomento di 43 Folders, di base GTD si prefigge di organizzare meglio la lista dei “ToDo” di grandi manager e grandi aziende, persone dai molteplici interessi e dalle molte responsabilità che si scontrano quotidianamente con decine di simultanee situazioni e compiti: dal check degli andamenti azionari alle chiamate di lavoro, dalla revisione dei conti alle riunioni allo stato di avanzamento lavori.

L’illuminazione arriva quandi ci si rente conto che lo scenario del tipico Geek, per quanto molto differente sotto il profilo “monetario” è straordinariamente simile: decine di progetti da seguire (open-source e lavoro vero e proprio), documentazione da “spulciare”, informazioni su bachi e novità da gestire ed una marea di documenti da smaltire o catalogare per riferimenti futuri. Non sorprende, quindi, che metodi di organizzazione personale dedicati al Top Management siano filtrati così velocemente nel mondo del Web e nelle comunità dei Blogger, persone dai mille interessi e che cercano di coniugare efficacemente i loro blog con i progetti personali di sviluppo software, il lavoro tradizionale, la vita privata le decine di hobbies e di interessi. GTD offre una visione estremamente semplice ed iterativa (quasi algoritmica) per gestire il flussi di informazioni in ingresso – siano esse compiti da svolgere, email, documenti cartacei o incombenze – e per smistarle. Ma, soprattutto, offre un sistema per sgomberare la mente dai mille problemi e le mille scadenze sicuri che tutto è stato efficacemente catalogato e che non perderemo nessuna informazione o appuntamento importanti. Personalmente è stata proprio questa ultima peculiarità di GTD che ha avuto su di me gli effetti più vistosi: una calma e tranquillità mai provata nonostante 10 progetti e la direzione della società (le due società, a dire il vero) da portare avanti. Mi sento organizzato , sento che tutto è al suo posto, e la cosa sembra creare automaticamente uno scenario di migliore efficienza e competenza sui vari ambiti: come se l’aver liberato la mente dai continui pensieri al “cosa c’è da fare” l’abbia lasciata più attenta e sgombra per elaborare più efficaciemente il compito del momento. GTD sta velocemente evangelizzando anche il mondo informatico con una serie di amenità varie che vanno dal Plugin per Outlook a decine di software nati a questo scopo o adattati (esiste addirittura una implementazione ad-hoc di Wiki), in una foga con pochi precedenti. In realtà molte persone si sono orientate verso il tradizionale “carta e penna” magari adattando al GTD – come ha fatto il sottoscritto – quell’oggetto sensuale e più di un poco feticista che è il Moleskine secondo il mai abbastanza elogiato Moleskine GTD Hack di Jerry Brito. Anche se, come spesso accade in ambito web, questa prima ondata di bloggers impazziti per GTD inizia ad assumere sempre più la conformazione di una sorta di strano culto c’è da dire che in un contesto caratterizzato da persone con un altissimo potenziale di realizzazione (manutenere un blog aggiornato è di per se indice di una grande determinazione, mo dico per esperienze personali) una ottimizzazione del proprio tempo e quindi della propria produttività è sicuramente un cambiamento da incoraggiare e da appoggiare in ogni modo.

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